Datenschutzerklärung

Kto przetwarza dane

Administratorem danych jest Fotograf Roland Mika, NIP 9442263936, z siedzibą przy ul. Zgodnej 73a/3, 30-444 Libertów, posługujący się marką roland4foto. Kontakt: kontakt@roland4foto.com, tel. +48 577 990 317.

Jakie dane zbieram

Z formularza kontaktowego: imię, adres e-mail lub telefon, data i miejsce wydarzenia, orientacyjny budżet oraz treść wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiem na zapytanie.

Automatycznie: adres IP i typ przeglądarki: wyłącznie w celu zabezpieczenia serwisu przed nadużyciami.

Statystyki odwiedzin

Ruch na stronie mierzę na dwa sposoby: podstawowy, działający zawsze, oraz szczegółowy, uruchamiany dopiero za Twoją zgodą wyrażoną w banerze przy pierwszej wizycie. Oba opisuję poniżej: żadnego nie ukrywam.

Mierzę też zbiorczo, które sekcje podstrony były widoczne na ekranie i jak długo oraz jak głęboko strona została przewinięta. Te liczby są sumowane dla wszystkich odwiedzających danej podstrony w danym dniu, nie zawierają żadnych identyfikatorów ani cookies i są przechowywane 90 dni.

Okresowo, na czas audytu użyteczności, mogę włączyć narzędzie Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd.), które zapisuje mapy kliknięć i anonimizowane nagrania przebiegu wizyty (ruchy kursora, przewijanie; pola formularzy są maskowane). Clarity uruchamia się wyłącznie po zgodzie na analitykę w banerze, bez zgody skrypt nie jest ładowany. Dane przechowywane są przez Microsoft do 13 miesięcy; szczegóły: clarity.microsoft.com/terms. Zgodę można wycofać, zmieniając wybór w banerze.

Podstawowy licznik: działa zawsze, bez pytania o zgodę. Nie zapisuje niczego na Twoim urządzeniu: żadnego ciasteczka. Odsłonę zgłasza przeglądarka dopiero wtedy, gdy strona była widoczna przez kilka sekund, żeby nie liczyć automatów. Licznik zapisuje wyłącznie: adres podstrony, typ urządzenia, stronę, z której nastąpiło przejście, i nieodwracalny skrót zmieniający się każdego dnia, obliczany z adresu IP i przeglądarki. W ten sam sposób, bez żadnych danych o osobie, liczę kliknięcia w numer telefonu. Ten skrót nie pozwala zidentyfikować konkretnej osoby ani połączyć jej wizyt z różnych dni. Podstawą jest tu mój uzasadniony interes w rozumieniu RODO, a skoro nic nie zapisuję na Twoim urządzeniu, nie dotyczy tego wymóg zgody na ciasteczka.

Szczegółowa analiza sesji, tylko za zgodą. Jeśli klikniesz „Akceptuję” w banerze, uruchamiam dodatkowo własny system zapisujący ciasteczko sesji (opisane niżej) oraz, w celu analizy sposobu poruszania się po stronie: adres IP, typ urządzenia, orientacyjny kraj i miasto, stronę, z której nastąpiło przejście, oraz kolejność i czas odwiedzanych podstron. Te dane zostają na moim serwerze; poza nim trafiają wyłącznie do mojej kopii zapasowej na OneDrivie, do której nikt poza mną nie ma dostępu. Żadna firma analityczna ani reklamowa ich nie dostaje.

Rozpoznawanie powrotów: również tylko za zgodą. Po zgodzie Twoje urządzenie dostaje losowy identyfikator w ciasteczku (opisane niżej), dzięki któremu widzę, że kolejne wizyty pochodzą z tego samego urządzenia. Jeśli wyślesz zapytanie przez formularz albo klikniesz numer telefonu, łączę te wizyty: wcześniejsze i późniejsze, z Twoim zapytaniem, żeby wiedzieć, które usługi Cię interesowały i lepiej przygotować odpowiedź. Nie tworzę na tej podstawie profili reklamowych ani nie przekazuję tych informacji nikomu.

Google Analytics: również tylko za zgodą, tym samym kliknięciem. Google przetwarza wtedy dane o Twojej wizycie na własnych serwerach, poza Unią Europejską, na zasadach opisanych w jego polityce prywatności.

Jeśli klikniesz „Odrzuć” albo zamkniesz baner bez wyboru, uruchamia się wyłącznie podstawowy licznik opisany wyżej: widzisz dokładnie tę samą stronę, bez żadnych ograniczeń. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, czyszcząc dane przeglądarki dla tej strony: baner pojawi się ponownie przy kolejnej wizycie.

Ciasteczka

Ciasteczko techniczne podtrzymujące sesję logowania: niezbędne, nie wymaga zgody.

Ciasteczko zapamiętujące Twój wybór w banerze zgody: niezbędne do tego, żeby nie pytać Cię o to samo przy każdej wizycie. Ważne 180 dni.

Ciasteczko sesji analitycznej, ważne 30 minut od ostatniej odsłony, zakładane wyłącznie po wyrażeniu zgody: łączy kolejne odsłony w jedną wizytę, żeby dało się zobaczyć ścieżkę poruszania się po stronie. Nie jest udostępniane żadnemu podmiotowi zewnętrznemu ani wykorzystywane do celów reklamowych.

Ciasteczko rozpoznające powracające urządzenie (losowy identyfikator), ważne 180 dni od ostatniej wizyty, zakładane wyłącznie po wyrażeniu zgody i usuwane po jej wycofaniu: opisane wyżej.

Ciasteczka Google Analytics: wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze, opisane wyżej.

W galerii zdjęć używam też pamięci przeglądarki (localStorage), nie ciasteczka: trzyma ona koszyk wydruków i wybór zdjęć do fotoksiążki, żeby nie znikały po odświeżeniu strony. Te dane zostają na Państwa urządzeniu, nie trafiają na serwer aż do złożenia zamówienia i można je skasować, czyszcząc dane strony w przeglądarce.

Po co przetwarzam dane

• Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty, na Twoją prośbę.
• Umsetzung umowy, jeśli dojdzie do współpracy.
• Obowiązki księgowe i podatkowe.
• Ochrona serwisu przed spamem i atakami: mój uzasadniony interes.

Jak długo

• Zapytania, które nie zakończyły się współpracą: do 24 miesięcy.
• Umowy i faktury: 5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę (przepisy podatkowe).
• Zgody na publikację wizerunku (klientów, gości i uczestników wydarzeń, także odmowy): przez czas publikacji zdjęć i 6 lat po jej zakończeniu albo wycofaniu zgody, do upływu przedawnienia roszczeń. Szczegóły w § 9b regulaminu.
• Zgody zebrane dla firmy (wydarzenia firmowe): przekazuję firmie pełne zestawienie decyzji, a swoją kopię usuwam 30 dni później. Dłużej tylko wtedy, gdy firma zamówi przechowywanie (§ 9b regulaminu).
• Zdjęcia w portfolio: dopóki są publikowane. Po wycofaniu zgody usuwam je ze strony najpóźniej w ciągu 7 dni, z mediów społecznościowych w 14 dni, z archiwum portfolio w 30 dni. Zwykle schodzą szybciej, to są terminy ostateczne (§ 9b regulaminu).
• Galeria i archiwum zlecenia (wszystkie przekazane pliki): galeria online 30 dni od przekazania, archiwum kolejne 90 dni, potem pliki usuwam: dłużej tylko przy zamówionej usłudze archiwizacji (§ 6 regulaminu). Metadane z autorem i licencją zostają w plikach JPG, które Państwo pobrali.
• Dane zebrane dla organizatora wydarzenia: 30 dni od przekazania mu zestawienia, dłużej tylko przy zamówionej usłudze przechowywania.
• Zapisy wejść do galerii (kiedy otwarto galerię i pobrano pliki): z adresem IP 12 miesięcy, potem zostaje sam zapis zdarzenia, bez danych o osobie, jeszcze przez 2 lata, jako dowód przekazania zdjęć.
• Dane firmy z rejestrów: gdy przy zamówieniu albo umowie podadzą Państwo NIP, pobieram nazwę i adres z publicznych rejestrów (wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów, CEIDG, KRS), żeby dane na fakturze i w umowie zgadzały się z rejestrem. Odpowiedź zapamiętuję, żeby nie pytać w kółko o to samo: dane z wykazu VAT i CEIDG pobieram na nowo po dobie, z KRS po tygodniu, a zapamiętaną odpowiedź kasuję po 30 dniach.
• Kopie zapasowe: dane usunięte z systemu znikają razem z obiegiem kopii, czyli zawartość bazy najpóźniej po 30 dniach, a pliki zdjęć i dokumentów najpóźniej po 90 dniach.
• Zgłoszenia usunięcia zdjęcia: 6 lat od załatwienia zgłoszenia.
• Newsletter: do wypisania się; dowód zgody (data, źródło, treść zgody) przez 6 lat po wypisaniu.
• Statystyki: zbiorcze zapisy odsłon 12 miesięcy; dane pojedynczej wizyty wraz z adresem IP 90 dni, potem są usuwane automatycznie.

Komu przekazuję dane

Dostawcy hostingu (Hostinger), firmie Microsoft Ireland Operations Ltd. (usługa OneDrive, gdzie trzymam galerie zdjęć dla klientów oraz kopie zapasowe strony i bazy danych; konto jest moje i tylko ja mam do niego dostęp), operatorowi poczty oraz dostawcy wysyłki wiadomości seryjnych, przez którego przechodzą wiadomości newslettera. Przy zamówieniu wydruków z galerii przekazuję drukarni realizującej zamówienie (Gelato ApS i współpracujące z nią drukarnie lokalne) imię, nazwisko, adres, telefon i zamówione zdjęcia: bez tego nie wydrukuje i nie wyśle paczki. Lista adresów prowadzona jest na moim serwerze i nie jest przekazywana takiemu dostawcy jako baza kontaktów: otrzymuje on pojedynczą wiadomość wraz z adresem odbiorcy w chwili wysyłki. Zdjęcia obrabiam w programach opisanych niżej. Nie sprzedaję ani nie udostępniam danych w celach marketingowych.

Obróbka zdjęć i narzędzia z funkcjami AI

Zdjęcia obrabiam w programach fotograficznych. Część z nich ma funkcje oparte na sztucznej inteligencji, na przykład odszumianie, selekcję zdjęć, poprawianie kadru czy usuwanie drobnych elementów. Mogę z nich korzystać przy Państwa zdjęciach, ale nie muszę: zależy to od materiału. Używam ich wyłącznie po to, żeby przygotować zamówione zdjęcia.

• Programy na moim komputerze (obecnie m.in. Aftershoot i Luminar Neo): pliki są przetwarzane lokalnie, na moim sprzęcie.
• Funkcje działające w chmurze dostawcy programu: plik trafia na serwery dostawcy wyłącznie na czas obróbki. Dostawca działa wtedy jako podmiot przetwarzający, na podstawie swojego regulaminu i umowy powierzenia.
• Asystenci AI (np. ChatGPT, Claude): używam ich przy pracy nad stroną, tekstami i obsługą zleceń. Nie umieszczam tam zdjęć z rozpoznawalnymi osobami z wydarzeń firmowych.

Zasada jest jedna, niezależnie od programu: w ustawieniach wyłączam wykorzystywanie moich plików do uczenia modeli, a zdjęć nie przekazuję nikomu w celu trenowania sztucznej inteligencji. Narzędzia zmieniają się z czasem, dlatego wymieniam je przykładowo; aktualną listę podam na życzenie, pisząc na kontakt@roland4foto.com. Gdyby dostawca przetwarzał dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Napisz na kontakt@roland4foto.com: odpowiem najpóźniej w ciągu 30 dni. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgody uczestników wydarzeń

Na wydarzeniach, które fotografuję (np. gale firmowe, wesela), uczestnicy mogą przez stronę wybrać, jak mogą być wykorzystane zdjęcia z nimi. Zapisuję: imię i nazwisko, adres e-mail (na który wysyłam kopię decyzji i osobisty link do jej potwierdzenia i zmiany), dział (jeśli organizator o to prosi), wybór, datę, adres IP oraz datę potwierdzenia decyzji. Zgoda jest skuteczna dopiero po potwierdzeniu linkiem z maila. Podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) i art. 81 ustawy o prawie autorskim.

Przy wydarzeniach firmowych administratorem danych w zakresie wykorzystania zdjęć przez firmę jest organizator, a ja zbieram zgody w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia. Organizator widzi listę decyzji i tylko skrót adresu e-mail (żeby odróżnić osoby o tym samym nazwisku), ale nie widzi pełnych adresów ani informacji o zapisie do newslettera.

Dane zebrane dla organizatora przekazuję mu po zakończeniu zbierania zgód i usuwam swoją kopię po 30 dniach od przekazania: chyba że organizator zamówi odpłatne przechowywanie na dłużej (§ 9b regulaminu). Zgodę na publikację w moim portfolio i materiałach reklamowych przechowuję jako jej administrator przez czas publikacji i 6 lat po jej zakończeniu albo wycofaniu zgody. Zapisy osób, które takiej zgody mi nie dały, usuwam razem z danymi organizatora (§ 9b regulaminu).

Newsletter

Jeśli zapiszesz się do newslettera, przetwarzam adres e-mail, imię (jeśli je podasz), źródło zapisu (np. nazwę wydarzenia), wybrane zainteresowania i ważną datę, o której mam przypomnieć. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zapis wymaga potwierdzenia linkiem z maila. Jeśli zapisujesz się przy okazji zgody na zdjęcia z wydarzenia, wysyłam jedną wiadomość: to samo kliknięcie potwierdza decyzję o zdjęciach i zapis do newslettera. Bez potwierdzenia zapis wygasa i usuwam adres po 30 dniach.

Listę adresów prowadzę we własnym systemie na serwerze strony. Do samego doręczenia wiadomości korzystam z usługi wyspecjalizowanego dostawcy wysyłki (przekaźnika poczty), który działa na moje zlecenie i na podstawie umowy powierzenia: otrzymuje treść wiadomości i adres odbiorcy w chwili wysyłki, a nie całą listę. Nazwę aktualnego dostawcy podaję na życzenie pod adresem kontakt@roland4foto.com.

Wypiszesz się jednym kliknięciem w każdej wiadomości: także przyciskiem „Wypisz się”, który pokazuje sam program pocztowy. Wypisanie działa natychmiast i na stałe. Jeśli wiadomości na dany adres wracają jako niedoręczone, wyłączam go z wysyłki automatycznie.

W wiadomościach mierzę, czy zostały otwarte i czy kliknięto w nich odnośnik. Służy to wyłącznie ocenie, czy treść jest dla odbiorców przydatna. Otwarcia liczy niewidoczny obrazek, więc jest to wskaźnik przybliżony. Nie łączę tych danych z niczym poza Twoim zapisem do newslettera i nie przekazuję ich dalej. Dane przechowuję do wypisania, pojedyncze zapisy wysyłek 12 miesięcy, a dowód zgody przez 6 lat po wypisaniu.

Zdjęcia z realizacji

Publikacja zdjęć z sesji i wydarzeń wymaga osobnej zgody, którą ustalamy w umowie albo w formularzu zgody online. Zasady opisuje § 9 regulaminu.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez formularz Usunięcie zdjęcia. Z ankiety zapisuję: imię i nazwisko, telefon lub e-mail, Twoją relację z osobą na zdjęciu, wskazane zdjęcie, powód (jeśli go podasz), adres IP i datę zgłoszenia. Potrzebuję ich, żeby potwierdzić, że prośba jest prawdziwa, usunąć zdjęcie i mieć dowód, że to zrobiłem. Podstawą jest obowiązek prawny i mój uzasadniony interes. Zgłoszenia przechowuję 6 lat od ich załatwienia.

Ostatnia aktualizacja: 1.10.2026