Fotograf na event firmowy: o czym pamiętać przy organizacji

Fotograf na evencie firmowym ma inne zadanie niż na weselu, nie chodzi o wyreżyserowane ujęcia, tylko o uchwycenie atmosfery, marki i ludzi w naturalnych momentach, bez zakłócania samego wydarzenia. Kilka rzeczy ustala się na etapie organizacji, nie w dniu eventu.

Ustalcie priorytety przed wydarzeniem

Prezentacja zarządu, networking uczestników, catering, materiały brandowe rozstawione na sali: fotograf nie złapie wszystkiego jednakowo dobrze, jeśli nie wie, co jest dla Was najważniejsze. Krótka lista priorytetów, przesłana przed eventem, robi ogromną różnicę w finalnym zestawie zdjęć.

Udostępnijcie agendę z wyprzedzeniem

Znajomość programu pozwala zaplanować, gdzie fotograf powinien być w danym momencie, przy wejściu podczas rejestracji uczestników, blisko sceny podczas przemówień, wśród gości podczas przerwy kawowej. Bez agendy fotograf reaguje, zamiast przewidywać.

Dyskrecja ważniejsza niż efektowność

Na evencie firmowym fotograf powinien być niemal niewidoczny, bez lamp błyskowych przerywających prezentację, bez wchodzenia w kadr kamer, jeśli event jest też streamowany. Dobry fotograf eventowy porusza się po sali tak, żeby nikt nie musiał na niego zwracać uwagi.

Zdjęcia pod różne kanały

Ustalcie z góry, czy zdjęcia trafią na stronę firmową, do mediów społecznościowych, czy do wewnętrznego raportu dla zarządu. To wpływa na kadrowanie, format i to, które momenty wyłapać przede wszystkim.

Zgody na wizerunek: najczęściej pomijany punkt

To jest rzecz, która przy eventach firmowych najczęściej wychodzi za późno. Zdjęcia są gotowe, marketing chce je opublikować, a wtedy okazuje się, że nikt nie zebrał zgód od uczestników. Materiał leży, bo nie wiadomo, kogo wolno pokazać.

Publikacja wizerunku wymaga zgody osoby, którą widać na zdjęciu. Wyjątkiem są zdjęcia zgromadzeń i tłumu, gdzie konkretna osoba nie jest głównym tematem kadru, ale portret prelegenta czy grupa przy stole to już zgoda.

Klasyczne rozwiązanie to lista przy rejestracji i podpisy na papierze. Działa, ale ktoś musi tego pilnować przy wejściu, a potem przepisać wyniki i przechowywać papier przez lata.

Jak robię to u siebie

Zgody zbieram od uczestników sam. Dostajecie link albo kod QR, na zaproszeniu, na ekranie przy wejściu, w mailu przypominającym. Każdy decyduje o sobie w swoim telefonie, w kilkanaście sekund, i zaznacza, na co konkretnie się zgadza: dokumentacja wewnętrzna, media społecznościowe, moje portfolio.

Widzicie na bieżąco, ile zgód już wpłynęło. Po wydarzeniu dostajecie ich komplet w jednym pliku, razem z datą i treścią zgody, którą każdy zaakceptował.

Przed wydarzeniem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Administratorem danych pracowników pozostajecie Wy, ja przetwarzam je wyłącznie na Wasze polecenie i w uzgodnionym zakresie. Dla działu prawnego to zwykle koniec tematu.

Kto zgody nie wyrazi, nie trafia do materiałów przekazanych do publikacji.

Napiszcie, jaki event organizujecie: dopasuję czas pracy i styl zdjęć do charakteru wydarzenia, od kameralnego spotkania po dużą konferencję.