Fotograf na event: co ustalić przed wydarzeniem firmowym

Zanim fotograf przyjedzie na event, ustalcie z nim pięć rzeczy: listę ujęć obowiązkowych, agendę z godzinami, światło na sali, kto może być na zdjęciach i na kiedy potrzebujecie pierwszych kadrów. Resztę fotograf eventowy załatwia na miejscu. Kilka zdań wysłanych tydzień wcześniej decyduje o tym, czy w galerii znajdzie się wręczenie nagrody z twarzą prezesa, czy tylko jego plecy.

Lista ujęć obowiązkowych

Prezentacja zarządu, logo sponsora w kadrze, wręczenie nagrody, wspólne zdjęcie zespołu: fotograf nie złapie wszystkiego jednakowo dobrze, jeśli nie wie, co jest dla Was najważniejsze. Krótka lista, przesłana przed wydarzeniem, robi ogromną różnicę w gotowym zestawie zdjęć. Momentu wręczenia nagrody nie da się powtórzyć, więc wpiszcie go na listę razem z godziną.

Agenda z godzinami i osoba do kontaktu

Znajomość programu pozwala zaplanować, gdzie powinienem być w danym momencie: przy wejściu podczas rejestracji, blisko sceny przy przemówieniach, wśród gości w przerwie kawowej. Bez agendy fotograf reaguje, zamiast przewidywać. Dajcie mi też jedną osobę z firmy, która zna gości i pokaże mi na sali tych, którzy muszą być na zdjęciach.

Światło na sali

Przyciemniona sala z ekranem to najtrudniejsze warunki, jakie bywają. Przy wystąpieniach pracuję bez lampy błyskowej, żeby nie błyskać mówiącemu w oczy i nie przeszkadzać w prezentacji, więc poproście technika, żeby nie gasił świateł nad sceną. Jeśli wydarzenie jest transmitowane, ustalmy, gdzie stoją kamery, żebym nie wchodził im w kadr.

Gdzie trafią zdjęcia

Ustalcie z góry, czy zdjęcia pójdą na stronę firmową, do mediów społecznościowych, czy do wewnętrznego raportu dla zarządu. To wpływa na kadrowanie i format: pod Stories i Reels robię osobne pionowe kadry, a do raportu więcej zdjęć grupowych i sceny.

Na kiedy potrzebujecie zdjęć

Wybrane, obrobione kadry wysyłam jeszcze w trakcie albo tuż po wydarzeniu, bez dopłaty, żeby post mógł wyjść tego samego dnia. Komplet trafia do galerii online zwykle w ciągu 5 dni roboczych, a w umowie zapisuję najpóźniej 10 dni roboczych od zakończenia wydarzenia. Jeśli zdjęcia są potrzebne na konkretną godzinę, na przykład do komunikatu prasowego, powiedzcie mi o tym przed wydarzeniem.

Zgody na wizerunek: najczęściej pomijany punkt

To jest rzecz, która przy eventach firmowych najczęściej wychodzi za późno. Zdjęcia są gotowe, marketing chce je opublikować, a wtedy okazuje się, że nikt nie zebrał zgód od uczestników. Materiał leży, bo nie wiadomo, kogo wolno pokazać.

Publikacja wizerunku wymaga zgody osoby, którą widać na zdjęciu. Wyjątkiem są zdjęcia zgromadzeń i tłumu, gdzie konkretna osoba nie jest głównym tematem kadru, ale portret prelegenta czy grupa przy stole to już zgoda.

Klasyczne rozwiązanie to lista przy rejestracji i podpisy na papierze. Działa, ale ktoś musi tego pilnować przy wejściu, a potem przepisać wyniki i przechowywać papier przez lata.

Jak robię to u siebie

Zgody zbieram od uczestników sam. Dostajecie link albo kod QR, na zaproszeniu, na ekranie przy wejściu, w mailu przypominającym. Każdy decyduje o sobie w swoim telefonie, w kilkanaście sekund, i zaznacza, na co konkretnie się zgadza: dokumentacja wewnętrzna, media społecznościowe, moje portfolio.

Widzicie na bieżąco, ile zgód już wpłynęło. Po wydarzeniu dostajecie ich komplet w jednym pliku, razem z datą i treścią zgody, którą każdy zaakceptował.

Przed wydarzeniem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Administratorem danych pracowników pozostajecie Wy, ja przetwarzam je wyłącznie na Wasze polecenie i w uzgodnionym zakresie. Dla działu prawnego to zwykle koniec tematu.

Kto zgody nie wyrazi, nie trafia do materiałów przekazanych do publikacji.

Stawka fotografa eventowego to u mnie 400 zł za godzinę pracy na miejscu, a w gorących terminach może być wyższa. Cały zakres opisuję na stronie fotograf na event w Krakowie, a przykładowe wyceny gali, konferencji i imprezy firmowej są we wpisie ile kosztuje fotograf na event. Relację z wydarzenia na 400 osób widać w realizacji Dzień Energetyka TAURON w Folwarku Zalesie, a jak fotografuję wystąpienia na tle ekranu, piszę we wpisie o fotografii konferencji.

Napiszcie, jaki event organizujecie: dopasuję czas pracy i styl zdjęć do charakteru wydarzenia, od kameralnego spotkania po dużą konferencję.