Fotografia konferencji: jakie zdjęcia są potrzebne i jak szybko je dostać

Po konferencji zdjęcia są potrzebne trzy razy. Najpierw w trakcie, żeby social media mogły publikować na żywo. Potem w relacji na stronę i do newslettera. Na końcu dla prelegentów i partnerów, którzy chcą pokazać, że byli na scenie albo mieli stoisko. Dobry plan zdjęć bierze pod uwagę wszystkie trzy, zanim fotograf wejdzie na salę.

Jakie zdjęcia są potrzebne

Lista, którą uzgadniam z organizatorem przed każdą konferencją:

• Sala z szerokiego planu, pełna ludzi, najlepiej tuż po rozpoczęciu. To zdjęcie otwiera każdą relację i pokazuje skalę wydarzenia.
• Każdy prelegent dwa razy: na tle slajdu z logo i w zbliżeniu, w trakcie mówienia, z gestem. Te zdjęcia prelegenci wrzucają potem na swoje profile, z oznaczeniem Waszej konferencji.
• Panel dyskusyjny w komplecie, czyli wszyscy uczestnicy w jednym kadrze, plus pojedyncze ujęcia osób, które zabierają głos.
• Publiczność: reakcje, notatki, pytania z sali. Bez tego relacja wygląda jak sam wykład.
• Przerwy i networking, czyli rozmowy przy kawie, wymiana wizytówek, ludzie przy stoiskach.
• Rejestracja i identyfikatory, ścianka z logo, oznakowanie sali.
• Partnerzy i sponsorzy: stoiska, roll-upy, logo na scenie. Przyślijcie mi listę przed konferencją, wtedy żaden partner nie zostanie bez zdjęcia.
• Wręczenie nagród i zdjęcie zespołu organizatorów, jeśli są w programie.

Scena, ekrany i światło

Największy kłopot na konferencjach robi ekran za prelegentem. Ekran LED albo rzutnik świeci dużo mocniej niż światło na twarzy mówiącego, więc jedno z dwojga wychodzi źle: slajd jest biały albo twarz jest ciemna. Przed startem ustalam z technikiem sceny, czy da się dołożyć światła na mównicę, i dobieram kadry tak, żeby slajd i osoba były czytelne.

Podczas wystąpień pracuję bez lampy błyskowej i z cichą migawką, z boku sali i z tyłu, żeby nie zasłaniać widowni ani kamer, jeśli konferencja jest nagrywana. Lampę włączam dopiero w kuluarach i przy zdjęciach grupowych.

Jak szybko dostaniecie zdjęcia

Pierwsze wybrane, obrobione kadry wysyłam jeszcze w trakcie konferencji, na przykład w przerwie kawowej albo po porannym bloku. Marketing może je publikować, kiedy wydarzenie jeszcze trwa i ludzie szukają go w sieci. Komplet trafia do galerii online w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia konferencji. Termin wpisujemy do umowy.

Jeśli zdjęcia mają się pojawić w konkretnej chwili, na przykład w podsumowaniu wieczorem albo w mailu do uczestników następnego dnia, powiedzcie mi o tym przy rezerwacji. Ustalimy, które ujęcia przygotowuję najpierw.

Ile to kosztuje

Stawka to 400 zł za godzinę pracy na miejscu. Konferencja od 9:00 do 17:00 to 8 godzin, czyli 3 200 zł, a dwudniowa to dwa razy tyle. W gorących terminach, na przykład w grudniowe piątki przed świętami, stawka może być wyższa: podaję ją od razu w wycenie, zanim zarezerwujecie termin.

Dojazd liczę 2 zł za kilometr w obie strony, od ul. Zygmunta Glogera 23 w Krakowie. Szczegóły są na stronie fotografii wydarzeń.

Co przygotować przed konferencją

• Agendę z nazwiskami prelegentów i godzinami wystąpień.
• Listę partnerów i sponsorów, którzy muszą mieć zdjęcia.
• Kontakt do technika sceny i informację, czy wydarzenie jest nagrywane albo transmitowane.
• Identyfikator albo akredytację dla fotografa, jeśli wejście na salę jest kontrolowane.

Zostaje jeszcze sprawa zgód uczestników na publikację wizerunku. Zbieram je sam, przez link albo kod QR, a Wy dostajecie komplet po wydarzeniu. Jak to działa i co z RODO, opisałem we wpisie o fotografie na evencie firmowym.

Napiszcie datę, miejsce i godziny konferencji: odpiszę z kwotą dla obu wariantów i z tym, czy ten termin mam jeszcze wolny.